QA-POL-001-V1ENG · Aseguramiento de la Calidad
1. Objeto y compromiso
L.O. Trading Corp. (LOT), Servicios Logísticos Internacionales S.A.S. (SLI), S.V. L.O. Trading S.A. de C.V. (SVL), CN L.O. Trading Ltd (CNL), y EUR L.O. Trading GmbH (EUR) están comprometidas a prestar servicios confiables, consistentes y de valor que cumplen o superan las expectativas de los clientes, los socios comerciales y demás partes interesadas.
Como organización de adquisiciones, coordinación logística y soluciones de cadena de suministro, la Empresa reconoce que la calidad no se limita a los productos o materiales, sino que se extiende a todos los aspectos de la ejecución de los servicios, incluidos la capacidad de respuesta, la trazabilidad, la fiabilidad operativa, la comunicación, el cumplimiento de los requisitos y la mejora continua.
La Empresa reconoce que no fabrica, certifica ni controla la calidad de producción de los productos o materiales suministrados por terceros. Su valor de calidad se deriva de garantizar la adecuada selección, gestión, verificación, trazabilidad, coordinación y cumplimiento de los productos y servicios entregados a sus clientes.
La Empresa está comprometida a mantener prácticas de gestión de la calidad prácticas y eficaces que respalden la excelencia operativa, la satisfacción del cliente, la mitigación de riesgos y el crecimiento empresarial sostenible.
La calidad se considera una responsabilidad compartida en toda la organización. Los empleados, gerentes, contratistas, proveedores y socios comerciales contribuyen a la capacidad de la Empresa para prestar de manera consistente servicios que cumplen los requisitos de los clientes y respaldan relaciones comerciales de largo plazo.
La Empresa promueve una cultura en la que las no conformidades, la retroalimentación de los clientes, los desafíos operativos y los resultados de desempeño se consideran oportunidades de aprendizaje, mejora e innovación.
Esta Política de Calidad establece los principios fundamentales que orientan el enfoque de la Empresa en materia de gestión de la calidad, mejora continua, desempeño de proveedores, satisfacción del cliente, controles operativos y fiabilidad de los servicios.
La Política constituye la base del Marco de Gestión de la Calidad de la Empresa y se complementa con programas, procedimientos, controles, indicadores de desempeño, actividades de auditoría, procesos de acciones correctivas y demás documentos de gobierno relacionados.
2. Alcance
Esta Política aplica a:
- L.O. Trading Corp. (LOT).
- Servicios Logísticos Internacionales S.A.S. (SLI).
- EUR L.O. Trading GmbH (EUR).
- S.V. L.O. Trading S.A. de C.V. (SVL).
- CN L.O. Trading Ltd (CNL).
Asimismo aplica a:
- Todos los empleados, independientemente de su cargo o tipo de vinculación laboral.
- Directivos, gerentes y representantes de la empresa.
- Contratistas, consultores y personal temporal.
- Proveedores, prestadores de servicios y socios comerciales cuyas actividades puedan afectar la calidad de los servicios prestados por la Empresa.
- Agentes, intermediarios, bodegas, transportistas y terceros que actúen en nombre de la Empresa
- Se espera que todas las personas y organizaciones sujetas a esta Política respalden los objetivos de calidad de la Empresa, cumplan los procedimientos y requisitos aplicables y contribuyan a la mejora continua de los procesos, los servicios y la satisfacción del cliente.
La gestión de la calidad se considera una responsabilidad compartida en toda la organización y aplica a todas las actividades que puedan influir en el desempeño operativo, la fiabilidad de los servicios, el cumplimiento de los requisitos de los clientes, la trazabilidad y la eficacia general del negocio.
El cumplimiento de esta Política es una condición de empleo, contratación o relación comercial con la Empresa.
3. Principios de calidad
El Marco de Gestión de la Calidad de la Empresa se fundamenta en los siguientes principios, que orientan las decisiones operativas, la prestación de los servicios, la gestión de procesos y las iniciativas de mejora continua.
3.1. Enfoque en el cliente: La Empresa está comprometida a comprender y cumplir los requisitos de los clientes, procurando cumplir o superar las expectativas de manera consistente. La satisfacción del cliente, la capacidad de respuesta, la fiabilidad y las relaciones de largo plazo son impulsores fundamentales de las actividades de la Empresa.
3.2. Fiabilidad operativa: La Empresa promueve la ejecución consistente y confiable de sus servicios mediante procesos definidos, coordinación eficaz, responsabilidad y controles operativos que respaldan la calidad de los servicios y la continuidad del negocio.
3.3. Trazabilidad: La Empresa reconoce la trazabilidad como un elemento crítico de la gestión de la calidad. Los procesos, transacciones, registros y actividades operativas deberán documentarse y gestionarse de manera que respalden la transparencia, la responsabilidad, la verificación y la toma eficaz de decisiones.
3.4. Mejora continua: La Empresa está comprometida a mejorar continuamente sus servicios, procesos, controles y desempeño mediante el análisis de resultados, la retroalimentación de los clientes, las no conformidades, los desafíos operativos, las auditorías y las iniciativas de mejora.
La Empresa considera las no conformidades, las reclamaciones de los clientes, las desviaciones operativas, los hallazgos de auditoría y demás incidentes como oportunidades para aprender, fortalecer los controles, mejorar los procesos y prevenir su recurrencia.
3.5. Enfoque basado en riesgos: La Empresa respalda la identificación, la evaluación y la gestión proactivas de los riesgos que puedan afectar la calidad de los servicios, la satisfacción del cliente, el desempeño operativo, las obligaciones de cumplimiento o los objetivos del negocio.
3.6. Eficiencia y practicidad: La Empresa considera que los sistemas de gestión de la calidad deberán respaldar la excelencia operativa, la satisfacción del cliente y la toma informada de decisiones sin generar cargas administrativas innecesarias. Los controles, revisiones, documentación y actividades de seguimiento deberán mantenerse proporcionales a la naturaleza, la complejidad y el perfil de riesgo de las actividades de la Empresa.
4. Marco de gestión de la calidad
La Empresa mantiene un Marco de Gestión de la Calidad diseñado para respaldar la fiabilidad de los servicios, la satisfacción del cliente, la eficacia operativa y la mejora continua en todas sus actividades comerciales.
En reconocimiento de la naturaleza de sus operaciones de adquisiciones, coordinación logística, cadena de suministro y servicios relacionados, la Empresa aplica prácticas de gestión de la calidad que son prácticas, basadas en riesgos, escalables y alineadas con las necesidades del negocio.
El Marco de Gestión de la Calidad podrá incluir, según corresponda:
- Seguimiento del desempeño e indicadores de calidad.
- Auditorías internas y revisiones de procesos.
- Retroalimentación de los clientes y evaluaciones de satisfacción.
- Identificación y gestión de no conformidades.
- Acciones correctivas y preventivas.
- Evaluaciones del desempeño de proveedores y socios comerciales.
- Controles operativos y actividades de verificación.
- Evaluación y mitigación de riesgos.
- Iniciativas de mejora continua.
- Revisiones por la dirección y reuniones de desempeño.
La Empresa reconoce que la eficacia de un sistema de gestión de la calidad no se mide por el volumen de documentación generada, sino por su capacidad para respaldar una prestación consistente de los servicios, identificar oportunidades de mejora, gestionar los riesgos operativos, resolver desviaciones y fortalecer la confianza de los clientes.
Los controles, procedimientos, registros y actividades de seguimiento relacionados con la calidad deberán implementarse de manera adecuada a la naturaleza, la complejidad y los riesgos asociados a cada actividad comercial.
La Empresa podrá revisar y actualizar periódicamente sus prácticas de gestión de la calidad para responder a cambios en los requisitos de los clientes, las condiciones operativas, las expectativas reglamentarias, el crecimiento del negocio y las oportunidades de mejora.
5. Satisfacción del cliente y fiabilidad de los servicios
La satisfacción del cliente es un objetivo fundamental del Marco de Gestión de la Calidad de la Empresa.
La Empresa está comprometida a prestar servicios receptivos, confiables y profesionales que respalden los objetivos operativos y comerciales de sus clientes.
Los requisitos de los clientes, las obligaciones contractuales, las especificaciones técnicas, los compromisos de entrega y las expectativas de servicio deberán considerarse durante toda la ejecución de las actividades comerciales.
La Empresa fomenta la comunicación abierta con los clientes y valora la retroalimentación como una fuente importante de información para evaluar el desempeño e identificar oportunidades de mejora.
Las inquietudes, reclamaciones, quejas y asuntos relacionados con los servicios de los clientes deberán revisarse y atenderse de manera oportuna y objetiva. Cuando corresponda, podrán implementarse acciones correctivas e iniciativas de mejora para prevenir su recurrencia y fortalecer la fiabilidad de los servicios.
La Empresa reconoce que las relaciones de largo plazo con los clientes se construyen mediante la confianza, la transparencia, la consistencia, la capacidad de respuesta y un compromiso demostrado con la mejora continua.
6. Desempeño de proveedores y socios comerciales
La Empresa reconoce que la calidad de sus servicios depende, en parte, del desempeño, la fiabilidad y la integridad de los proveedores, transportistas, bodegas, prestadores de servicios y demás socios comerciales involucrados en sus operaciones.
La Empresa procura establecer y mantener relaciones con socios comerciales que demuestren compromiso con la calidad, el cumplimiento, la fiabilidad operativa, la conducta ética y la mejora continua.
El desempeño de los proveedores y socios comerciales podrá evaluarse mediante criterios tales como:
- Cumplimiento de los requisitos y especificaciones acordados.
- Fiabilidad y capacidad de respuesta de los servicios.
- Desempeño y puntualidad en las entregas.
- Exactitud e integridad de la documentación.
- Resolución de reclamaciones, incidentes y no conformidades.
- Cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales y éticas aplicables.
- Compromiso con la calidad, la seguridad, la responsabilidad ambiental y las prácticas empresariales responsables.
La Empresa podrá realizar evaluaciones de proveedores, revisiones de desempeño, actividades de debida diligencia, auditorías u otras medidas de verificación cuando lo considere adecuado según las necesidades operativas, los riesgos del negocio, los requisitos de los clientes o los compromisos contractuales.
La Empresa fomenta la comunicación abierta y las relaciones de colaboración con los socios comerciales para promover la mejora continua, la eficiencia operativa y la creación de valor de largo plazo en toda la cadena de suministro.
Los requisitos adicionales sobre calificación de proveedores, expectativas respecto de los socios comerciales, conducta ética, obligaciones de cumplimiento y seguimiento del desempeño podrán establecerse mediante políticas, procedimientos y documentos de gobierno relacionados.
7. Auditorías internas y revisiones de procesos
La Empresa reconoce las auditorías internas y las revisiones de procesos como herramientas importantes para evaluar la eficacia de los controles operativos, identificar oportunidades de mejora, verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables y respaldar la toma informada de decisiones.
Las auditorías internas podrán realizarse periódicamente según las prioridades operativas, los riesgos del negocio, los requisitos de los clientes, los hallazgos anteriores, los resultados de desempeño u otros factores pertinentes.
Las auditorías y revisiones podrán evaluar el cumplimiento de los procedimientos internos, los requisitos de los clientes, las obligaciones contractuales, los controles operativos, los objetivos de calidad y demás criterios considerados pertinentes para la actividad evaluada.
La Empresa promueve un enfoque de auditoría objetivo, constructivo y centrado en la mejora continua, y no en la búsqueda de culpables ni en la burocracia innecesaria.
Los hallazgos, observaciones y recomendaciones de auditoría podrán utilizarse para fortalecer los procesos, mejorar la fiabilidad de los servicios, mitigar los riesgos y mejorar el desempeño operativo general.
Los requisitos adicionales sobre planificación, ejecución, reporte, acciones correctivas, actividades de seguimiento y responsabilidades de los auditores podrán establecerse mediante el Programa de Auditoría Interna, los procedimientos y los documentos relacionados de gestión de la calidad de la Empresa.
8. No conformidades, acciones correctivas y mejora
La Empresa reconoce que las no conformidades, las reclamaciones de los clientes, las fallas de los servicios, los incidentes operativos, los hallazgos de auditoría y demás desviaciones pueden ocurrir durante el curso normal del negocio.
Dichas situaciones deberán considerarse como oportunidades para fortalecer los procesos, mejorar los controles, aumentar la fiabilidad de los servicios y prevenir su recurrencia.
La Empresa fomenta la identificación, el reporte, la evaluación y la resolución oportunas de las no conformidades y las inquietudes relacionadas con la calidad.
Cuando corresponda, podrán implementarse acciones correctivas para abordar las causas raíz, mitigar los riesgos, mejorar el desempeño y respaldar el logro de los objetivos de calidad.
La Empresa promueve un enfoque proactivo de la mejora y anima a los empleados, gerentes, proveedores y socios comerciales a aportar ideas y recomendaciones que mejoren la eficacia operativa, la satisfacción del cliente y la calidad general de los servicios.
Los requisitos adicionales sobre gestión de no conformidades, acciones correctivas, medidas preventivas, análisis de causas raíz e iniciativas de mejora podrán establecerse mediante procedimientos, programas y documentos de gestión de la calidad relacionados.
9. Responsabilidades
La calidad es una responsabilidad compartida que aplica a todas las personas y organizaciones sujetas a esta Política.
9.1. Empleados y contratistas: Se espera que los empleados y contratistas:
- Desempeñen sus actividades conforme a los procedimientos, requisitos y normas de calidad aplicables.
- Respalden la satisfacción del cliente y la fiabilidad de los servicios.
- Identifiquen y comuniquen inquietudes de calidad, no conformidades y oportunidades de mejora.
- Contribuyan activamente a la identificación de oportunidades de mejora y al fortalecimiento continuo de los procesos dentro de sus áreas de responsabilidad.
- Participen en iniciativas relacionadas con la calidad y actividades de mejora continua.
- Protejan la integridad, la exactitud y la trazabilidad de los registros y la información pertinentes a sus responsabilidades.
9.2. Liderazgo y gerencia: Se espera que los gerentes y líderes:
- Promuevan una cultura de calidad, responsabilidad y mejora continua.
- Respalden la implementación del Marco de Gestión de la Calidad de la Empresa.
- Supervisen el desempeño y atiendan adecuadamente los riesgos y asuntos relacionados con la calidad.
- Asignen los recursos necesarios para respaldar los objetivos de calidad y la eficacia operativa.
- Fomenten la comunicación, la colaboración y las iniciativas de mejora en toda la organización.
9.3. Socios comerciales: Se espera que los proveedores, prestadores de servicios, transportistas, bodegas, contratistas, consultores y demás socios comerciales:
- Respalden los objetivos de calidad de la Empresa.
- Cumplan los requisitos y compromisos acordados.
- Cooperen con las solicitudes razonables relacionadas con la calidad, el cumplimiento y el desempeño operativo.
- Contribuyan a la mejora continua y a las prácticas empresariales responsables dentro de sus áreas de responsabilidad.
10. Mejora continua
La Empresa está comprometida a fortalecer continuamente su Marco de Gestión de la Calidad y a mejorar la eficacia, la fiabilidad y la consistencia de sus servicios.
La gestión de la calidad es un proceso permanente que requiere evaluación, adaptación, aprendizaje y mejora regulares.
La Empresa podrá revisar periódicamente los objetivos de calidad, los indicadores de desempeño, los resultados de auditoría, la retroalimentación de los clientes, el desempeño de los proveedores, los riesgos operativos, las acciones correctivas y demás información pertinente para identificar oportunidades de mejora.
Se anima a los empleados, gerentes, socios comerciales y demás partes interesadas a contribuir a la mejora continua de los procesos, los servicios, los controles y las prácticas comerciales mediante la colaboración, la innovación, la retroalimentación constructiva y la toma responsable de decisiones.
La Empresa reconoce que el éxito sostenible depende de su capacidad para aprender de la experiencia, responder a condiciones cambiantes y mejorar continuamente el valor entregado a los clientes y a las partes interesadas.
11. Aprobación y vigencia
Esta Política entra en vigor tras su aprobación por la Gerencia de la Empresa y permanece vigente hasta que sea revisada, sustituida o retirada.
La Empresa podrá revisar y actualizar esta Política periódicamente para reflejar cambios en los requisitos de los clientes, las operaciones comerciales, los objetivos de calidad, las expectativas reglamentarias, las prácticas de gobierno o las necesidades organizacionales.
Esta Política aplica a todas las entidades que operan bajo el grupo L.O. Trading y deberá comunicarse a los empleados, contratistas, socios comerciales y demás partes interesadas pertinentes, según corresponda.
Se espera el cumplimiento de los principios establecidos en esta Política por parte de todas las personas y organizaciones sujetas a su alcance.
La versión aprobada más reciente de esta Política deberá mantenerse y estar disponible a través de los canales designados de comunicación y gestión documental de la Empresa.