COM-POL-001-V11ENG · Gobierno Corporativo
1. Objeto y compromiso
L.O. Trading Corp. (LOT), Servicios Logísticos Internacionales S.A.S. (SLI), S.V. L.O. Trading S.A. de C.V. (SVL), CN L.O. Trading Ltd (CNL) y EUR L.O. Trading GmbH (EUR) están comprometidas a realizar negocios con integridad, transparencia, responsabilidad y respeto de las leyes, los reglamentos y las normas éticas empresariales aplicables.
La Empresa reconoce que el éxito empresarial sostenible depende de mantener la confianza de los empleados, los clientes, los proveedores, los socios comerciales, las autoridades reguladoras y demás partes interesadas. En consecuencia, la Empresa promueve una cultura de cumplimiento y conducta ética en todas sus operaciones y relaciones comerciales.
Esta Política de Cumplimiento y Ética establece los principios fundamentales que orientan el enfoque de la Empresa en materia de cumplimiento legal, conducta empresarial responsable, derechos humanos, responsabilidad ambiental, protección de la información, competencia leal y toma de decisiones éticas.
La Empresa espera que todos los empleados, contratistas, proveedores, socios comerciales y terceros que actúen en su nombre cumplan las leyes aplicables, actúen de manera responsable y respalden los principios establecidos en esta Política.
Esta Política constituye la base del Marco de Cumplimiento y Ética de la Empresa y se complementa con políticas, códigos, procedimientos y documentos de gobierno adicionales que establecen requisitos y orientaciones más detalladas.
2. Alcance
Esta Política aplica a:
- L.O. Trading Corp. (LOT).
- Servicios Logísticos Internacionales S.A.S. (SLI).
- EUR L.O. Trading GmbH (EUR).
- S.V. L.O. Trading S.A. de C.V. (SVL)
- CN L.O. Trading Ltd (CNL)
Asimismo aplica a:
- Todos los empleados, independientemente de su cargo o tipo de vinculación laboral.
- Directivos, gerentes y representantes de la empresa.
- Contratistas, consultores y personal temporal.
- Proveedores, prestadores de servicios y socios comerciales.
- Agentes, intermediarios y terceros que actúen en nombre de la Empresa.
Se espera que todas las personas y organizaciones sujetas a esta Política desarrollen sus actividades de conformidad con las leyes aplicables, las normas éticas empresariales y los principios aquí establecidos.
El cumplimiento de esta Política es una condición de empleo, contratación o relación comercial con la Empresa.
3. Principios de cumplimiento y ética.
El Marco de Cumplimiento y Ética de la Empresa se fundamenta en los siguientes principios, que orientan las decisiones comerciales, la conducta profesional y las relaciones con las partes interesadas.
3.1. Integridad: La Empresa desarrolla sus actividades con honestidad, ética y coherencia con sus valores. La integridad es fundamental para generar confianza y mantener relaciones comerciales de largo plazo.
3.2. Transparencia: Las decisiones, comunicaciones y transacciones comerciales deberán ser exactas, veraces, estar debidamente documentadas y poder ser verificadas cuando sea necesario.
3.3. Responsabilidad: Cada persona responde por sus actos, decisiones y conducta. La Empresa promueve la responsabilidad en todos los niveles de la organización y espera que las personas actúen en el mejor interés de la Empresa y de sus partes interesadas.
3.4. Respeto: La Empresa está comprometida a fomentar un entorno profesional basado en la dignidad, la equidad, la inclusión, el respeto mutuo y la consideración de los derechos e intereses de los demás.
3.5. Cumplimiento: La Empresa está comprometida a cumplir las leyes, los reglamentos, las obligaciones contractuales, las políticas internas y las normas reconocidas aplicables a sus operaciones.
3.6. Sostenibilidad: La Empresa reconoce que la conducta ética, las prácticas empresariales responsables, la gestión ambiental, la responsabilidad social y el gobierno eficaz contribuyen al éxito empresarial de largo plazo y a la creación de valor sostenible.
4. Conducta empresarial ética
La Empresa espera que todas las personas y organizaciones sujetas a esta Política desarrollen sus actividades de manera lícita, ética, profesional y responsable.
Las decisiones comerciales deberán basarse en criterios objetivos, buen juicio y los intereses legítimos de la Empresa, con respeto de las leyes aplicables, las obligaciones contractuales y las normas éticas.
La Empresa promueve una cultura en la que la honestidad, la equidad, la profesionalidad y la toma responsable de decisiones sean valoradas y fomentadas en todos los niveles de la organización.
Se espera que las personas eviten conductas que puedan comprometer la integridad, la reputación, la confianza de las partes interesadas o las obligaciones de cumplimiento de la Empresa.
La Empresa no tolera prácticas fraudulentas, engañosas, deshonestas o contrarias a la ética y espera que las inquietudes sobre posibles conductas indebidas se atiendan de manera adecuada y conforme a las políticas y procedimientos aplicables.
Los requisitos más detallados sobre antisoborno, anticorrupción, conflictos de interés, expectativas respecto de los socios comerciales, derechos humanos, protección de datos y otros temas de cumplimiento se abordan en las políticas y documentos de gobierno relacionados de la Empresa.
5. Antisoborno y anticorrupción
La Empresa está comprometida a realizar negocios con integridad y mantiene un enfoque de tolerancia cero frente al soborno, la corrupción, el fraude, la influencia indebida y demás formas de conducta contraria a la ética.
La Empresa prohíbe toda actividad destinada a influir indebidamente en las decisiones comerciales, obtener ventajas desleales, eludir requisitos legales o comprometer la integridad de las relaciones comerciales.
Se espera que los empleados, contratistas, socios comerciales, proveedores y terceros que actúen en nombre de la Empresa desarrollen sus actividades de conformidad con las leyes y los reglamentos antisoborno y anticorrupción aplicables.
Los requisitos adicionales sobre soborno, corrupción, conflictos de interés, obsequios, hospitalidad, mecanismos de reporte, investigaciones y medidas correctivas se establecen en la Política Antisoborno, Anticorrupción y de Conflictos de Interés de la Empresa.
6. Derechos humanos y prácticas laborales justas
La Empresa está comprometida a respetar los derechos humanos reconocidos internacionalmente y a promover entornos de trabajo justos, respetuosos e inclusivos.
La Empresa respalda los principios de dignidad, igualdad, no discriminación y respeto de las personas en todos los aspectos de sus operaciones y relaciones comerciales.
La Empresa no tolera el trabajo infantil, el trabajo forzoso, la trata de personas, el acoso, la discriminación, el abuso ni ninguna práctica que vulnere los derechos humanos fundamentales o las leyes laborales aplicables.
Se espera que los empleados, contratistas, proveedores, socios comerciales y terceros que actúen en nombre de la Empresa defiendan estos principios y desarrollen sus actividades de manera que se respeten los derechos, el bienestar y la dignidad de todas las personas.
Los requisitos adicionales sobre derechos humanos, prácticas laborales, conducta en el lugar de trabajo, diversidad, inclusión y normas de empleo justo podrán establecerse mediante políticas, códigos de conducta y documentos de gobierno relacionados.
7. Debida diligencia y revisión basada en riesgos
La Empresa podrá realizar debida diligencia razonable, verificaciones y revisiones basadas en riesgos respecto de empleados, contratistas, proveedores, socios comerciales, agentes, representantes y demás terceros, según la naturaleza y el nivel de riesgo asociados a la relación.
Dichas revisiones podrán incluir la verificación de identidad, estructuras de propiedad, credenciales comerciales, cumplimiento legal, aspectos relacionados con la integridad, verificación en listas de sanciones y demás información pertinente permitida por las leyes aplicables.
La Empresa respalda la toma de decisiones basada en riesgos y fomenta la adopción de medidas adecuadas para identificar, evaluar y gestionar los riesgos relacionados con el cumplimiento en todas sus operaciones y relaciones comerciales.
8. Salud, seguridad y responsabilidad ambiental
La Empresa reconoce que la protección de las personas, la promoción de condiciones de trabajo seguras y la minimización de los impactos ambientales son componentes esenciales de operaciones comerciales responsables y sostenibles.
La Empresa está comprometida a desarrollar sus actividades de manera que respalde la salud, la seguridad y el bienestar de los empleados, contratistas, visitantes, socios comerciales y demás partes interesadas que puedan verse afectados por sus operaciones.
La Empresa espera que los empleados, contratistas, proveedores, socios comerciales y terceros que actúen en su nombre cumplan las leyes y los reglamentos aplicables en materia de salud, seguridad y medio ambiente, y respalden prácticas responsables dentro de sus áreas de responsabilidad.
La Empresa fomenta la prevención de lesiones laborales, enfermedades profesionales, condiciones inseguras, incidentes ambientales e impactos innecesarios sobre los recursos naturales y las comunidades vecinas.
Los requisitos adicionales sobre salud y seguridad en el trabajo, gestión ambiental, preparación para emergencias, sostenibilidad y responsabilidades relacionadas podrán establecerse mediante los sistemas de gestión, políticas, programas, procedimientos y demás documentos de gobierno de la Empresa.
9. Confidencialidad, protección de datos y seguridad de la información
La Empresa está comprometida a proteger la información confidencial, los datos personales, la propiedad intelectual y los activos de información que le han sido confiados mediante sus operaciones y relaciones comerciales.
Se espera que los empleados, contratistas, proveedores, socios comerciales y terceros que actúen en nombre de la Empresa gestionen la información de manera responsable y conforme a las leyes aplicables, las obligaciones contractuales y los requisitos internos.
La Empresa respalda la recopilación, el uso, el almacenamiento, la protección, el intercambio y la eliminación adecuados de la información y de los datos personales, y promueve prácticas responsables de gestión de la información en todas sus operaciones.
La Empresa también reconoce la importancia de la seguridad de la información y fomenta la adopción de medidas razonables para proteger la información y los sistemas contra accesos no autorizados, uso indebido, divulgación, pérdida, robo, alteración u otras amenazas a la seguridad.
Los requisitos adicionales sobre confidencialidad, privacidad, protección de datos, propiedad intelectual, ciberseguridad y gestión de la información podrán establecerse mediante políticas, procedimientos y documentos de gobierno relacionados.
10. Competencia leal y cumplimiento comercial
La Empresa está comprometida a realizar negocios de manera justa y responsable, en cumplimiento de las normas aplicables en materia de competencia, comercio, importación, exportación, aduanas y regulación comercial.
La Empresa respalda la competencia leal y espera que los empleados, contratistas, proveedores, socios comerciales y terceros que actúen en su nombre desarrollen sus actividades de manera lícita y ética.
La Empresa no respalda prácticas anticompetitivas, manipulación de mercados, acuerdos indebidos, abuso de posición en el mercado ni ninguna conducta que pueda restringir la competencia leal y abierta.
La Empresa también está comprometida a cumplir los requisitos aplicables del comercio internacional, incluidos los controles de importación y exportación, sanciones, embargos, reglamentos aduaneros y demás obligaciones legales pertinentes a sus operaciones.
Se espera que los empleados y socios comerciales identifiquen y gestionen los riesgos de cumplimiento relacionados con las actividades de comercio internacional y proporcionen información exacta, completa y veraz cuando así lo requieran los clientes, las autoridades o los organismos reguladores.
Los requisitos adicionales sobre derecho de la competencia, cumplimiento comercial, controles de importación y exportación, sanciones, requisitos aduaneros y obligaciones relacionadas podrán establecerse mediante políticas, procedimientos y documentos de gobierno relacionados.
11. Reporte de inquietudes
La Empresa anima a los empleados, contratistas, proveedores, socios comerciales y demás partes interesadas a plantear inquietudes sobre posibles violaciones de las leyes aplicables, los reglamentos, las políticas de la Empresa, las normas éticas u otros asuntos que puedan afectar la integridad de la organización.
La Empresa respalda una cultura de apertura, responsabilidad y transparencia en la que las inquietudes puedan plantearse de manera responsable y de buena fe.
Se anima a las personas a reportar presuntas conductas indebidas, comportamientos contrarios a la ética, inquietudes de cumplimiento, violaciones legales, fraude, corrupción, conflictos de interés, inquietudes de salud y seguridad, asuntos de derechos humanos, asuntos ambientales u otras situaciones que puedan afectar negativamente a la Empresa o a sus partes interesadas.
La Empresa está comprometida a atender las inquietudes de manera justa, objetiva y adecuada, y respalda la protección de las personas que reporten inquietudes de buena fe.
No se toleran represalias contra las personas que planteen inquietudes, participen en revisiones o cooperen con investigaciones de buena fe.
Los requisitos adicionales sobre canales de reporte, confidencialidad, investigaciones, medidas contra represalias y gestión de casos podrán establecerse mediante políticas, procedimientos y documentos de gobierno relacionados.
12. Responsabilidades
El cumplimiento y la conducta ética son responsabilidades compartidas que aplican a todas las personas y organizaciones sujetas a esta Política.
12.1. Empleados y contratistas: Se espera que los empleados y contratistas:
- Cumplan las leyes, los reglamentos, las políticas de la Empresa y las normas éticas aplicables.
- Desarrollen sus actividades con honestidad, responsabilidad y profesionalidad.
- Protejan los activos, la información, la reputación y los intereses de la Empresa.
- Planteen inquietudes sobre presuntas conductas indebidas o posibles violaciones cuando corresponda.
- Cooperen con revisiones, evaluaciones, investigaciones y actividades relacionadas con el cumplimiento cuando así se requiera.
12.2. Liderazgo y gerencia: Se espera que los gerentes y líderes:
- Promuevan una cultura de integridad, cumplimiento, responsabilidad y conducta ética.
- Lideren con el ejemplo y respalden la toma responsable de decisiones.
- Fomenten la comunicación abierta y el reporte de inquietudes.
- Respalden la implementación y la mejora continua del Marco de Cumplimiento y Ética de la Empresa.
- Atiendan las inquietudes y los asuntos de cumplimiento de manera adecuada y oportuna.
12.3. Socios comerciales: Se espera que los proveedores, contratistas, consultores, agentes, representantes y demás socios comerciales:
- Desarrollen sus actividades de conformidad con los principios establecidos en esta Política.
- Cumplan los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y éticos aplicables.
- Cooperen con las solicitudes razonables relacionadas con asuntos de cumplimiento.
- Respalden prácticas empresariales responsables en todas sus operaciones y relaciones comerciales.
13. Mejora continua
La Empresa está comprometida a fortalecer continuamente su Marco de Cumplimiento y Ética y a promover prácticas empresariales responsables en todas sus operaciones y relaciones comerciales.
La Empresa podrá revisar periódicamente sus políticas, controles, prácticas de gobierno, actividades de formación e iniciativas de cumplimiento para identificar oportunidades de mejora y responder a la evolución de las expectativas legales, reglamentarias, operativas y de las partes interesadas.
Se anima a los empleados, contratistas, socios comerciales y demás partes interesadas a contribuir a la mejora continua de la cultura de cumplimiento de la Empresa mediante la conducta responsable, la comunicación abierta, la colaboración y la retroalimentación constructiva.
La Empresa reconoce que el cumplimiento y la conducta ética son compromisos permanentes que requieren evaluación, adaptación y mejora continuas.
14. Aprobación y vigencia
Esta Política entra en vigor tras su aprobación por la Gerencia de la Empresa y permanece vigente hasta que sea revisada, sustituida o retirada.
La Empresa podrá revisar y actualizar esta Política periódicamente para reflejar cambios en los requisitos legales, las expectativas reglamentarias, las operaciones comerciales, las prácticas de gobierno o las necesidades organizacionales.
Esta Política aplica a todas las entidades que operan bajo el grupo L.O. Trading y deberá comunicarse a los empleados, contratistas, socios comerciales y demás partes interesadas pertinentes, según corresponda.
Se espera el cumplimiento de los principios establecidos en esta Política por parte de todas las personas y organizaciones sujetas a su alcance.
La versión aprobada más reciente de esta Política deberá mantenerse y estar disponible a través de los canales designados de comunicación y gestión documental de la Empresa.