QA-POL-001-V1ENG · Qualitätssicherung
1. Zweck und Verpflichtung
L.O. Trading Corp. (LOT), Servicios Logísticos Internacionales S.A.S. (SLI), S.V. L.O. Trading S.A. de C.V. (SVL), CN L.O. Trading Ltd (CNL) und EUR L.O. Trading GmbH (EUR) sind verpflichtet, zuverlässige, konsistente und wertorientierte Leistungen zu liefern, die die Erwartungen von Kunden, Geschäftspartnern und sonstigen Interessengruppen erfüllen oder übertreffen.
Als Organisation für Beschaffung, Logistikkoordination und Supply-Chain-Lösungen erkennt das Unternehmen an, dass Qualität nicht auf Produkte oder Materialien beschränkt ist, sondern jeden Aspekt der Leistungserbringung umfasst, einschließlich Reaktionsfähigkeit, Rückverfolgbarkeit, operativer Zuverlässigkeit, Kommunikation, Einhaltung von Anforderungen und kontinuierlicher Verbesserung.
Das Unternehmen stellt klar, dass es die Produktionsqualität von Produkten oder Materialien Dritter weder herstellt noch zertifiziert noch kontrolliert. Sein Qualitätswert ergibt sich daraus, die ordnungsgemäße Auswahl, Steuerung, Prüfung, Rückverfolgbarkeit, Koordination und Erfüllung der an seine Kunden gelieferten Produkte und Leistungen sicherzustellen.
Das Unternehmen ist verpflichtet, praktikable und wirksame Qualitätsmanagementpraktiken aufrechtzuerhalten, die operative Exzellenz, Kundenzufriedenheit, Risikominderung und nachhaltiges Geschäftswachstum unterstützen.
Qualität gilt in der gesamten Organisation als gemeinsame Verantwortung. Mitarbeiter, Führungskräfte, Auftragnehmer, Lieferanten und Geschäftspartner tragen alle dazu bei, dass das Unternehmen Leistungen konsistent liefert, die Kundenanforderungen erfüllen und dauerhafte Geschäftsbeziehungen unterstützen.
Das Unternehmen fördert eine Kultur, in der Abweichungen, Kundenfeedback, operative Herausforderungen und Leistungsergebnisse als Chancen für Lernen, Verbesserung und Innovation verstanden werden.
Diese Qualitätspolitik legt die Grundsätze fest, die den Ansatz des Unternehmens in Bezug auf Qualitätsmanagement, kontinuierliche Verbesserung, Lieferantenleistung, Kundenzufriedenheit, operative Kontrollen und Zuverlässigkeit der Leistungen leiten.
Die Richtlinie bildet die Grundlage des Qualitätsmanagementrahmens des Unternehmens und wird durch zusätzliche Programme, Verfahren, Kontrollen, Leistungskennzahlen, Auditmaßnahmen, Korrekturmaßnahmenprozesse und sonstige zugehörige Governance-Dokumente ergänzt.
2. Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für:
- L.O. Trading Corp. (LOT).
- Servicios Logísticos Internacionales S.A.S. (SLI).
- EUR L.O. Trading GmbH (EUR).
- S.V. L.O. Trading S.A. de C.V. (SVL).
- CN L.O. Trading Ltd (CNL).
Sie gilt zudem für:
- Alle Mitarbeiter, unabhängig von Position oder Beschäftigungsstatus.
- Direktoren, Führungskräfte und Unternehmensvertreter.
- Auftragnehmer, Berater und Zeitarbeitskräfte.
- Lieferanten, Dienstleister und Geschäftspartner, deren Tätigkeiten die Qualität der vom Unternehmen erbrachten Leistungen beeinflussen können.
- Vertreter, Vermittler, Lager, Frachtführer und Dritte, die im Auftrag des Unternehmens handeln
- Von allen Personen und Organisationen, die dieser Richtlinie unterliegen, wird erwartet, dass sie die Qualitätsziele des Unternehmens unterstützen, die geltenden Verfahren und Anforderungen einhalten und zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, Leistungen und Kundenzufriedenheit beitragen.
Qualitätsmanagement gilt in der gesamten Organisation als gemeinsame Verantwortung und erstreckt sich auf alle Tätigkeiten, die die operative Leistung, die Zuverlässigkeit der Leistungen, die Einhaltung von Kundenanforderungen, die Rückverfolgbarkeit und die allgemeine Geschäftswirksamkeit beeinflussen können.
Die Einhaltung dieser Richtlinie ist Voraussetzung für ein Arbeits-, Auftrags- oder Geschäftsverhältnis mit dem Unternehmen.
3. Qualitätsgrundsätze
Der Qualitätsmanagementrahmen des Unternehmens beruht auf den folgenden Grundsätzen, die operative Entscheidungen, Leistungserbringung, Prozessmanagement und Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung leiten.
3.1. Kundenorientierung: Das Unternehmen ist verpflichtet, Kundenanforderungen zu verstehen und zu erfüllen, und strebt danach, Erwartungen konsistent zu erfüllen oder zu übertreffen. Kundenzufriedenheit, Reaktionsfähigkeit, Zuverlässigkeit und dauerhafte Beziehungen sind grundlegende Treiber der Tätigkeiten des Unternehmens.
3.2. Operative Zuverlässigkeit: Das Unternehmen fördert die konsistente und verlässliche Erbringung seiner Leistungen durch definierte Prozesse, wirksame Koordination, Verantwortlichkeit und operative Kontrollen, die Leistungsqualität und Geschäftskontinuität unterstützen.
3.3. Rückverfolgbarkeit: Das Unternehmen erkennt Rückverfolgbarkeit als zentrales Element des Qualitätsmanagements an. Prozesse, Transaktionen, Aufzeichnungen und operative Tätigkeiten müssen so dokumentiert und gesteuert werden, dass Transparenz, Verantwortlichkeit, Prüfbarkeit und fundierte Entscheidungsfindung unterstützt werden.
3.4. Kontinuierliche Verbesserung: Das Unternehmen ist verpflichtet, seine Leistungen, Prozesse, Kontrollen und Ergebnisse durch die Analyse von Resultaten, Kundenfeedback, Abweichungen, operativen Herausforderungen, Audits und Verbesserungsinitiativen kontinuierlich zu verbessern.
Das Unternehmen versteht Abweichungen, Kundenbeschwerden, operative Abweichungen, Auditfeststellungen und sonstige Vorfälle als Chancen, um zu lernen, Kontrollen zu stärken, Prozesse zu verbessern und Wiederholungen zu vermeiden.
3.5. Risikobasierter Ansatz: Das Unternehmen unterstützt die proaktive Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken, die die Leistungsqualität, Kundenzufriedenheit, operative Leistung, Compliance-Pflichten oder Geschäftsziele beeinträchtigen können.
3.6. Effizienz und Praktikabilität: Das Unternehmen ist überzeugt, dass Qualitätsmanagementsysteme operative Exzellenz, Kundenzufriedenheit und fundierte Entscheidungsfindung unterstützen müssen, ohne unnötigen Verwaltungsaufwand zu erzeugen. Kontrollen, Überprüfungen, Dokumentation und Überwachungsmaßnahmen müssen der Art, Komplexität und dem Risikoprofil der Tätigkeiten des Unternehmens angemessen bleiben.
4. Qualitätsmanagementrahmen
Das Unternehmen unterhält einen Qualitätsmanagementrahmen, der die Zuverlässigkeit der Leistungen, Kundenzufriedenheit, operative Wirksamkeit und kontinuierliche Verbesserung in allen seinen Geschäftsabläufen unterstützen soll.
Unter Berücksichtigung der Art seiner Beschaffungs-, Logistikkoordinations-, Supply-Chain- und zugehörigen Leistungstätigkeiten wendet das Unternehmen Qualitätsmanagementpraktiken an, die praktikabel, risikobasiert, skalierbar und auf die Geschäftserfordernisse ausgerichtet sind.
Der Qualitätsmanagementrahmen kann gegebenenfalls umfassen:
- Leistungsüberwachung und Qualitätskennzahlen.
- Interne Audits und Prozessprüfungen.
- Kundenfeedback und Zufriedenheitsbewertungen.
- Identifizierung und Management von Abweichungen.
- Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen.
- Leistungsbewertungen von Lieferanten und Geschäftspartnern.
- Operative Kontrollen und Prüfmaßnahmen.
- Risikobewertung und Minderungsmaßnahmen.
- Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung.
- Managementbewertungen und Leistungsgespräche.
Das Unternehmen erkennt an, dass die Wirksamkeit eines Qualitätsmanagementsystems nicht am Umfang der erzeugten Dokumentation gemessen wird, sondern an seiner Fähigkeit, konsistente Leistungserbringung zu unterstützen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, operative Risiken zu steuern, Abweichungen zu beheben und das Kundenvertrauen zu stärken.
Qualitätsbezogene Kontrollen, Verfahren, Aufzeichnungen und Überwachungsmaßnahmen sind so umzusetzen, dass sie der Art, Komplexität und den Risiken der jeweiligen Geschäftstätigkeit angemessen sind.
Das Unternehmen kann seine Qualitätsmanagementpraktiken regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um auf veränderte Kundenanforderungen, operative Bedingungen, regulatorische Erwartungen, Geschäftswachstum und Verbesserungsmöglichkeiten zu reagieren.
5. Kundenzufriedenheit und Zuverlässigkeit der Leistungen
Kundenzufriedenheit ist ein grundlegendes Ziel des Qualitätsmanagementrahmens des Unternehmens.
Das Unternehmen ist verpflichtet, reaktionsfähige, zuverlässige und professionelle Leistungen zu erbringen, die die operativen und kommerziellen Ziele seiner Kunden unterstützen.
Kundenanforderungen, vertragliche Pflichten, technische Spezifikationen, Lieferzusagen und Leistungserwartungen sind während der gesamten Ausführung der Geschäftsabläufe zu berücksichtigen.
Das Unternehmen befürwortet offene Kommunikation mit Kunden und schätzt Feedback als wichtige Informationsquelle für die Bewertung von Leistungen und die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.
Kundenanliegen, Beschwerden, Ansprüche und leistungsbezogene Probleme sind zeitnah und objektiv zu prüfen und zu behandeln. Gegebenenfalls können Korrekturmaßnahmen und Verbesserungsinitiativen umgesetzt werden, um Wiederholungen zu vermeiden und die Zuverlässigkeit der Leistungen zu stärken.
Das Unternehmen erkennt an, dass dauerhafte Kundenbeziehungen auf Vertrauen, Transparenz, Konsistenz, Reaktionsfähigkeit und einem nachgewiesenen Engagement für kontinuierliche Verbesserung beruhen.
6. Leistung von Lieferanten und Geschäftspartnern
Das Unternehmen erkennt an, dass die Qualität seiner Leistungen zum Teil von der Leistung, Zuverlässigkeit und Integrität der Lieferanten, Frachtführer, Lager, Dienstleister und sonstigen Geschäftspartner abhängt, die an seinen Geschäftsabläufen beteiligt sind.
Das Unternehmen strebt Beziehungen zu Geschäftspartnern an, die Engagement für Qualität, Compliance, operative Zuverlässigkeit, ethisches Verhalten und kontinuierliche Verbesserung nachweisen, und pflegt diese.
Die Leistung von Lieferanten und Geschäftspartnern kann anhand von Kriterien bewertet werden wie:
- Einhaltung vereinbarter Anforderungen und Spezifikationen.
- Zuverlässigkeit und Reaktionsfähigkeit der Leistungen.
- Lieferleistung und Termintreue.
- Richtigkeit und Vollständigkeit der Dokumentation.
- Behebung von Ansprüchen, Vorfällen und Abweichungen.
- Einhaltung geltender rechtlicher, vertraglicher und ethischer Pflichten.
- Engagement für Qualität, Sicherheit, Umweltverantwortung und verantwortungsvolle Geschäftspraktiken.
Das Unternehmen kann Lieferantenbewertungen, Leistungsprüfungen, Sorgfaltsmaßnahmen, Audits oder sonstige Prüfmaßnahmen durchführen, wenn dies aufgrund operativer Erfordernisse, Geschäftsrisiken, Kundenanforderungen oder vertraglicher Zusagen für angemessen erachtet wird.
Das Unternehmen befürwortet offene Kommunikation und partnerschaftliche Beziehungen zu Geschäftspartnern, um kontinuierliche Verbesserung, operative Effizienz und dauerhafte Wertschöpfung in der gesamten Lieferkette zu fördern.
Zusätzliche Anforderungen zu Lieferantenqualifizierung, Erwartungen an Geschäftspartner, ethischem Verhalten, Compliance-Pflichten und Leistungsüberwachung können in zugehörigen Richtlinien, Verfahren und Governance-Dokumenten festgelegt werden.
7. Interne Audits und Prozessprüfungen
Das Unternehmen erkennt interne Audits und Prozessprüfungen als wichtige Instrumente an, um die Wirksamkeit operativer Kontrollen zu bewerten, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, die Einhaltung geltender Anforderungen zu prüfen und fundierte Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Interne Audits können regelmäßig durchgeführt werden, basierend auf operativen Prioritäten, Geschäftsrisiken, Kundenanforderungen, früheren Feststellungen, Leistungsergebnissen oder sonstigen relevanten Faktoren.
Audits und Prüfungen können die Einhaltung interner Verfahren, Kundenanforderungen, vertraglicher Pflichten, operativer Kontrollen, Qualitätsziele und sonstiger Kriterien bewerten, die für die jeweils geprüfte Tätigkeit als relevant erachtet werden.
Das Unternehmen fördert einen objektiven, konstruktiven Auditansatz, der auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist und nicht auf Fehlersuche oder unnötige Bürokratie.
Auditfeststellungen, Beobachtungen und Empfehlungen können genutzt werden, um Prozesse zu stärken, die Zuverlässigkeit der Leistungen zu verbessern, Risiken zu mindern und die operative Gesamtleistung zu steigern.
Zusätzliche Anforderungen zu Auditplanung, -durchführung, -berichterstattung, Korrekturmaßnahmen, Folgemaßnahmen und Verantwortlichkeiten der Auditoren können im Internen Auditprogramm, in Verfahren und zugehörigen Qualitätsmanagementdokumenten des Unternehmens festgelegt werden.
8. Abweichungen, Korrekturmaßnahmen und Verbesserung
Das Unternehmen erkennt an, dass Abweichungen, Kundenbeschwerden, Leistungsausfälle, operative Vorfälle, Auditfeststellungen und sonstige Abweichungen im normalen Geschäftsablauf auftreten können.
Solche Situationen sind als Chancen zu verstehen, Prozesse zu stärken, Kontrollen zu verbessern, die Zuverlässigkeit der Leistungen zu erhöhen und Wiederholungen zu vermeiden.
Das Unternehmen befürwortet die zeitnahe Identifizierung, Meldung, Bewertung und Behebung von Abweichungen und qualitätsbezogenen Bedenken.
Gegebenenfalls können Korrekturmaßnahmen umgesetzt werden, um Ursachen zu beheben, Risiken zu mindern, Leistungen zu verbessern und die Erreichung der Qualitätsziele zu unterstützen.
Das Unternehmen fördert einen proaktiven Verbesserungsansatz und ermutigt Mitarbeiter, Führungskräfte, Lieferanten und Geschäftspartner, Ideen und Empfehlungen beizutragen, die operative Wirksamkeit, Kundenzufriedenheit und allgemeine Leistungsqualität steigern.
Zusätzliche Anforderungen zum Abweichungsmanagement, zu Korrekturmaßnahmen, Vorbeugungsmaßnahmen, Ursachenanalysen und Verbesserungsinitiativen können in zugehörigen Verfahren, Programmen und Qualitätsmanagementdokumenten festgelegt werden.
9. Verantwortlichkeiten
Qualität ist eine gemeinsame Verantwortung, die für alle Personen und Organisationen gilt, die dieser Richtlinie unterliegen.
9.1. Mitarbeiter und Auftragnehmer: Von Mitarbeitern und Auftragnehmern wird erwartet, dass sie:
- Ihre Tätigkeiten gemäß den geltenden Verfahren, Anforderungen und Qualitätsstandards ausüben.
- Kundenzufriedenheit und Zuverlässigkeit der Leistungen unterstützen.
- Qualitätsbedenken, Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und kommunizieren.
- Aktiv zur Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und zur kontinuierlichen Stärkung der Prozesse in ihren Verantwortungsbereichen beitragen.
- An qualitätsbezogenen Initiativen und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung teilnehmen.
- Die Integrität, Richtigkeit und Rückverfolgbarkeit der für ihre Verantwortlichkeiten relevanten Aufzeichnungen und Informationen schützen.
9.2. Führung und Management: Von Führungskräften und Vorgesetzten wird erwartet, dass sie:
- Eine Kultur der Qualität, Verantwortlichkeit und kontinuierlichen Verbesserung fördern.
- Die Umsetzung des Qualitätsmanagementrahmens des Unternehmens unterstützen.
- Leistungen überwachen und qualitätsbezogene Risiken und Probleme angemessen behandeln.
- Ressourcen bereitstellen, die zur Unterstützung der Qualitätsziele und der operativen Wirksamkeit erforderlich sind.
- Kommunikation, Zusammenarbeit und Verbesserungsinitiativen in der gesamten Organisation fördern.
9.3. Geschäftspartner: Von Lieferanten, Dienstleistern, Frachtführern, Lagern, Auftragnehmern, Beratern und sonstigen Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie:
- Die Qualitätsziele des Unternehmens unterstützen.
- Vereinbarte Anforderungen und Zusagen erfüllen.
- Bei angemessenen Anfragen zu Qualität, Compliance und operativer Leistung kooperieren.
- Zur kontinuierlichen Verbesserung und zu verantwortungsvollen Geschäftspraktiken in ihren Verantwortungsbereichen beitragen.
10. Kontinuierliche Verbesserung
Das Unternehmen ist verpflichtet, seinen Qualitätsmanagementrahmen kontinuierlich zu stärken und Wirksamkeit, Zuverlässigkeit und Konsistenz seiner Leistungen zu steigern.
Qualitätsmanagement ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Bewertung, Anpassung, Lernen und Verbesserung erfordert.
Das Unternehmen kann Qualitätsziele, Leistungskennzahlen, Auditergebnisse, Kundenfeedback, Lieferantenleistung, operative Risiken, Korrekturmaßnahmen und sonstige relevante Informationen regelmäßig überprüfen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Mitarbeiter, Führungskräfte, Geschäftspartner und sonstige Interessengruppen sind aufgefordert, durch Zusammenarbeit, Innovation, konstruktives Feedback und verantwortungsvolle Entscheidungsfindung zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, Leistungen, Kontrollen und Geschäftspraktiken beizutragen.
Das Unternehmen erkennt an, dass nachhaltiger Erfolg von seiner Fähigkeit abhängt, aus Erfahrung zu lernen, auf veränderte Bedingungen zu reagieren und den für Kunden und Interessengruppen gelieferten Wert kontinuierlich zu verbessern.
11. Genehmigung und Gültigkeit
Diese Richtlinie tritt mit der Genehmigung durch die Unternehmensleitung in Kraft und bleibt gültig, bis sie überarbeitet, ersetzt oder zurückgezogen wird.
Das Unternehmen kann diese Richtlinie regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um Änderungen von Kundenanforderungen, Geschäftsabläufen, Qualitätszielen, regulatorischen Erwartungen, Governance-Praktiken oder organisatorischen Bedürfnissen abzubilden.
Diese Richtlinie gilt für alle Unternehmen der L.O. Trading-Gruppe und ist den Mitarbeitern, Auftragnehmern, Geschäftspartnern und sonstigen relevanten Interessengruppen gegebenenfalls bekannt zu machen.
Die Einhaltung der in dieser Richtlinie festgelegten Grundsätze wird von allen Personen und Organisationen erwartet, die ihrem Geltungsbereich unterliegen.
Die jeweils aktuelle genehmigte Fassung dieser Richtlinie ist über die dafür vorgesehenen Kommunikations- und Dokumentenmanagementkanäle des Unternehmens zu pflegen und bereitzustellen.