COM-POL-001-V11ENG · Unternehmensführung
1. Zweck und Verpflichtung
L.O. Trading Corp. (LOT), Servicios Logísticos Internacionales S.A.S. (SLI), S.V. L.O. Trading S.A. de C.V. (SVL), CN L.O. Trading Ltd (CNL) und EUR L.O. Trading GmbH (EUR) sind verpflichtet, ihre Geschäfte mit Integrität, Transparenz, Verantwortlichkeit und unter Achtung der geltenden Gesetze, Vorschriften und ethischen Geschäftsstandards zu führen.
Das Unternehmen erkennt an, dass nachhaltiger Geschäftserfolg vom Vertrauen der Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner, Aufsichtsbehörden und sonstigen Interessengruppen abhängt. Dementsprechend fördert das Unternehmen eine Kultur der Compliance und des ethischen Verhaltens in allen seinen Geschäftsabläufen und Geschäftsbeziehungen.
Diese Compliance- und Ethikrichtlinie legt die Grundsätze fest, die den Ansatz des Unternehmens in Bezug auf Rechtskonformität, verantwortungsvolle Unternehmensführung, Menschenrechte, Umweltverantwortung, Informationsschutz, fairen Wettbewerb und ethische Entscheidungsfindung leiten.
Das Unternehmen erwartet von allen Mitarbeitern, Auftragnehmern, Lieferanten, Geschäftspartnern und Dritten, die in seinem Auftrag handeln, dass sie die geltenden Gesetze einhalten, verantwortungsvoll handeln und die in dieser Richtlinie dargelegten Grundsätze unterstützen.
Diese Richtlinie bildet die Grundlage des Compliance- und Ethikrahmens des Unternehmens und wird durch zusätzliche Richtlinien, Kodizes, Verfahren und zugehörige Governance-Dokumente ergänzt, die detailliertere Anforderungen und Leitlinien enthalten.
2. Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für:
- L.O. Trading Corp. (LOT).
- Servicios Logísticos Internacionales S.A.S. (SLI).
- EUR L.O. Trading GmbH (EUR).
- S.V. L.O. Trading S.A. de C.V. (SVL)
- CN L.O. Trading Ltd (CNL)
Sie gilt zudem für:
- Alle Mitarbeiter, unabhängig von Position oder Beschäftigungsstatus.
- Direktoren, Führungskräfte und Unternehmensvertreter.
- Auftragnehmer, Berater und Zeitarbeitskräfte.
- Lieferanten, Dienstleister und Geschäftspartner.
- Vertreter, Vermittler und Dritte, die im Auftrag des Unternehmens handeln.
Von allen Personen und Organisationen, die dieser Richtlinie unterliegen, wird erwartet, dass sie ihre Tätigkeiten im Einklang mit den geltenden Gesetzen, ethischen Geschäftsstandards und den hier festgelegten Grundsätzen ausüben.
Die Einhaltung dieser Richtlinie ist Voraussetzung für ein Arbeits-, Auftrags- oder Geschäftsverhältnis mit dem Unternehmen.
3. Grundsätze für Compliance und Ethik.
Der Compliance- und Ethikrahmen des Unternehmens beruht auf den folgenden Grundsätzen, die Geschäftsentscheidungen, berufliches Verhalten und Beziehungen zu Interessengruppen leiten.
3.1. Integrität: Das Unternehmen übt seine Tätigkeiten ehrlich, ethisch und im Einklang mit seinen Werten aus. Integrität ist die Grundlage für Vertrauen und dauerhafte Geschäftsbeziehungen.
3.2. Transparenz: Geschäftsentscheidungen, Kommunikation und Transaktionen müssen zutreffend, wahrheitsgemäß, angemessen dokumentiert und bei Bedarf überprüfbar sein.
3.3. Verantwortlichkeit: Jeder Einzelne ist für sein Handeln, seine Entscheidungen und sein Verhalten verantwortlich. Das Unternehmen fördert Verantwortlichkeit auf allen Ebenen der Organisation und erwartet, dass jeder im besten Interesse des Unternehmens und seiner Interessengruppen handelt.
3.4. Respekt: Das Unternehmen setzt sich für ein professionelles Umfeld ein, das auf Würde, Fairness, Inklusion, gegenseitigem Respekt und Rücksicht auf die Rechte und Interessen anderer beruht.
3.5. Compliance: Das Unternehmen ist verpflichtet, die geltenden Gesetze, Vorschriften, vertraglichen Pflichten, internen Richtlinien und anerkannten Standards einzuhalten, die für seine Geschäftsabläufe relevant sind.
3.6. Nachhaltigkeit: Das Unternehmen erkennt an, dass ethisches Verhalten, verantwortungsvolle Geschäftspraktiken, Umweltverantwortung, soziale Verantwortung und wirksame Unternehmensführung zu dauerhaftem Geschäftserfolg und nachhaltiger Wertschöpfung beitragen.
4. Ethische Geschäftspraxis
Das Unternehmen erwartet von allen Personen und Organisationen, die dieser Richtlinie unterliegen, dass sie ihre Tätigkeiten rechtmäßig, ethisch, professionell und verantwortungsvoll ausüben.
Geschäftsentscheidungen müssen auf objektiven Kriterien, fundiertem Urteilsvermögen und den berechtigten Interessen des Unternehmens beruhen und gleichzeitig die geltenden Gesetze, vertraglichen Pflichten und ethischen Standards achten.
Das Unternehmen fördert eine Kultur, in der Ehrlichkeit, Fairness, Professionalität und verantwortungsvolle Entscheidungsfindung auf allen Ebenen der Organisation geschätzt und gefördert werden.
Von jedem Einzelnen wird erwartet, dass er Verhaltensweisen vermeidet, die Integrität, Ruf, Vertrauen der Interessengruppen oder Compliance-Pflichten des Unternehmens gefährden könnten.
Das Unternehmen duldet keine betrügerischen, täuschenden, unehrlichen oder unethischen Praktiken und erwartet, dass Bedenken hinsichtlich möglichen Fehlverhaltens angemessen und gemäß den geltenden Richtlinien und Verfahren behandelt werden.
Detailliertere Anforderungen zu Antikorruption und Bestechungsbekämpfung, Interessenkonflikten, Erwartungen an Geschäftspartner, Menschenrechten, Datenschutz und weiteren Compliance-Themen sind in den zugehörigen Richtlinien und Governance-Dokumenten des Unternehmens geregelt.
5. Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung
Das Unternehmen ist verpflichtet, seine Geschäfte integer zu führen, und verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber Bestechung, Korruption, Betrug, unzulässiger Einflussnahme und sonstigen Formen unethischen Verhaltens.
Das Unternehmen untersagt jede Tätigkeit, die darauf abzielt, Geschäftsentscheidungen unzulässig zu beeinflussen, unfaire Vorteile zu erlangen, gesetzliche Anforderungen zu umgehen oder die Integrität von Geschäftsbeziehungen zu beeinträchtigen.
Von Mitarbeitern, Auftragnehmern, Geschäftspartnern, Lieferanten und Dritten, die im Auftrag des Unternehmens handeln, wird erwartet, dass sie ihre Tätigkeiten im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften zur Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung ausüben.
Zusätzliche Anforderungen zu Bestechung, Korruption, Interessenkonflikten, Geschenken, Bewirtungen, Meldewegen, Untersuchungen und Korrekturmaßnahmen sind in der Richtlinie des Unternehmens zur Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung sowie zu Interessenkonflikten festgelegt.
6. Menschenrechte und faire Arbeitspraktiken
Das Unternehmen setzt sich für die Achtung der international anerkannten Menschenrechte sowie für faire, respektvolle und inklusive Arbeitsumgebungen ein.
Das Unternehmen unterstützt die Grundsätze der Würde, Gleichheit, Nichtdiskriminierung und Achtung des Einzelnen in allen Aspekten seiner Geschäftsabläufe und Geschäftsbeziehungen.
Das Unternehmen duldet keine Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Menschenhandel, Belästigung, Diskriminierung, Missbrauch oder Praktiken, die grundlegende Menschenrechte oder geltende Arbeitsgesetze verletzen.
Von Mitarbeitern, Auftragnehmern, Lieferanten, Geschäftspartnern und Dritten, die im Auftrag des Unternehmens handeln, wird erwartet, dass sie diese Grundsätze wahren und ihre Tätigkeiten so ausüben, dass die Rechte, das Wohlbefinden und die Würde aller Personen geachtet werden.
Zusätzliche Anforderungen zu Menschenrechten, Arbeitspraktiken, Verhalten am Arbeitsplatz, Vielfalt, Inklusion und fairen Beschäftigungsstandards können in zugehörigen Richtlinien, Verhaltenskodizes und Governance-Dokumenten festgelegt werden.
7. Sorgfaltspflicht und risikobasierte Prüfung
Das Unternehmen kann angemessene Sorgfaltsprüfungen, Überprüfungen und risikobasierte Bewertungen von Mitarbeitern, Auftragnehmern, Lieferanten, Geschäftspartnern, Vertretern, Bevollmächtigten und sonstigen Dritten durchführen, soweit dies der Art und dem Risikoniveau der jeweiligen Beziehung angemessen ist.
Solche Prüfungen können die Verifizierung von Identität, Eigentumsstrukturen, Geschäftsnachweisen, Rechtskonformität, integritätsbezogenen Bedenken, Sanktionslistenabgleichen sowie sonstige relevante Informationen umfassen, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist.
Das Unternehmen unterstützt risikobasierte Entscheidungsfindung und befürwortet angemessene Maßnahmen, um compliancerelevante Risiken in seinen Geschäftsabläufen und Geschäftsbeziehungen zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern.
8. Verantwortung für Gesundheit, Sicherheit und Umwelt
Das Unternehmen erkennt an, dass der Schutz von Menschen, die Förderung sicherer Arbeitsbedingungen und die Minimierung von Umweltauswirkungen wesentliche Bestandteile verantwortungsvoller und nachhaltiger Geschäftsabläufe sind.
Das Unternehmen ist verpflichtet, seine Tätigkeiten so auszuüben, dass Gesundheit, Sicherheit und Wohlbefinden von Mitarbeitern, Auftragnehmern, Besuchern, Geschäftspartnern und sonstigen Interessengruppen unterstützt werden, die von seinen Geschäftsabläufen betroffen sein können.
Das Unternehmen erwartet von Mitarbeitern, Auftragnehmern, Lieferanten, Geschäftspartnern und Dritten, die in seinem Auftrag handeln, dass sie die geltenden Gesetze und Vorschriften zu Gesundheit, Sicherheit und Umwelt einhalten und verantwortungsvolle Praktiken in ihren Verantwortungsbereichen unterstützen.
Das Unternehmen befürwortet die Vermeidung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten, unsicheren Bedingungen, Umweltvorfällen und unnötigen Belastungen natürlicher Ressourcen und umliegender Gemeinden.
Zusätzliche Anforderungen zu Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, Umweltmanagement, Notfallvorsorge, Nachhaltigkeit und damit verbundenen Verantwortlichkeiten können in den Managementsystemen, Richtlinien, Programmen, Verfahren und sonstigen Governance-Dokumenten des Unternehmens festgelegt werden.
9. Vertraulichkeit, Datenschutz und Informationssicherheit
Das Unternehmen ist verpflichtet, vertrauliche Informationen, personenbezogene Daten, geistiges Eigentum und Informationswerte zu schützen, die ihm im Rahmen seiner Geschäftsabläufe und Beziehungen anvertraut werden.
Von Mitarbeitern, Auftragnehmern, Lieferanten, Geschäftspartnern und Dritten, die im Auftrag des Unternehmens handeln, wird erwartet, dass sie mit Informationen verantwortungsvoll und gemäß den geltenden Gesetzen, vertraglichen Pflichten und internen Anforderungen umgehen.
Das Unternehmen unterstützt die angemessene Erhebung, Verwendung, Speicherung, Sicherung, Weitergabe und Entsorgung von Informationen und personenbezogenen Daten und fördert verantwortungsvolle Praktiken im Informationsmanagement in allen seinen Geschäftsabläufen.
Das Unternehmen erkennt zudem die Bedeutung der Informationssicherheit an und befürwortet angemessene Maßnahmen zum Schutz von Informationen und Systemen vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch, Offenlegung, Verlust, Diebstahl, Veränderung oder sonstigen Sicherheitsbedrohungen.
Zusätzliche Anforderungen zu Vertraulichkeit, Datenschutz, geistigem Eigentum, Cybersicherheit und Informationsmanagement können in zugehörigen Richtlinien, Verfahren und Governance-Dokumenten festgelegt werden.
10. Fairer Wettbewerb und Handelskonformität
Das Unternehmen ist verpflichtet, seine Geschäfte fair, verantwortungsvoll und im Einklang mit den geltenden Vorschriften zu Wettbewerb, Handel, Import, Export, Zoll und Handel durchzuführen.
Das Unternehmen unterstützt fairen Wettbewerb und erwartet von Mitarbeitern, Auftragnehmern, Lieferanten, Geschäftspartnern und Dritten, die in seinem Auftrag handeln, dass sie ihre Tätigkeiten rechtmäßig und ethisch ausüben.
Das Unternehmen unterstützt keine wettbewerbswidrigen Praktiken, Marktmanipulation, unzulässige Absprachen, Missbrauch von Marktmacht oder Verhaltensweisen, die den fairen und offenen Wettbewerb einschränken könnten.
Das Unternehmen ist zudem verpflichtet, die geltenden Anforderungen des internationalen Handels einzuhalten, einschließlich Import- und Exportkontrollen, Sanktionen, Embargos, Zollvorschriften und sonstiger rechtlicher Pflichten, die für seine Geschäftsabläufe relevant sind.
Von Mitarbeitern und Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie compliancerelevante Risiken im Zusammenhang mit internationalen Handelstätigkeiten identifizieren und steuern und zutreffende, vollständige und wahrheitsgemäße Angaben machen, wenn Kunden, Behörden oder Aufsichtsstellen dies verlangen.
Zusätzliche Anforderungen zu Wettbewerbsrecht, Handelskonformität, Import- und Exportkontrollen, Sanktionen, Zollanforderungen und damit verbundenen Pflichten können in zugehörigen Richtlinien, Verfahren und Governance-Dokumenten festgelegt werden.
11. Meldung von Bedenken
Das Unternehmen ermutigt Mitarbeiter, Auftragnehmer, Lieferanten, Geschäftspartner und sonstige Interessengruppen, Bedenken hinsichtlich möglicher Verstöße gegen geltende Gesetze, Vorschriften, Unternehmensrichtlinien, ethische Standards oder sonstiger Angelegenheiten vorzubringen, die die Integrität der Organisation beeinträchtigen könnten.
Das Unternehmen unterstützt eine Kultur der Offenheit, Verantwortlichkeit und Transparenz, in der Bedenken verantwortungsvoll und in gutem Glauben vorgebracht werden können.
Jeder ist aufgefordert, vermutetes Fehlverhalten, unethisches Verhalten, Compliance-Bedenken, Rechtsverstöße, Betrug, Korruption, Interessenkonflikte, Gesundheits- und Sicherheitsbedenken, Menschenrechtsthemen, Umweltangelegenheiten oder sonstige Situationen zu melden, die das Unternehmen oder seine Interessengruppen nachteilig betreffen könnten.
Das Unternehmen ist verpflichtet, Bedenken fair, objektiv und angemessen zu behandeln, und unterstützt den Schutz von Personen, die Bedenken in gutem Glauben melden.
Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben Bedenken melden, an Überprüfungen mitwirken oder bei Untersuchungen kooperieren, werden nicht geduldet.
Zusätzliche Anforderungen zu Meldewegen, Vertraulichkeit, Untersuchungen, Schutz vor Vergeltung und Fallbearbeitung können in zugehörigen Richtlinien, Verfahren und Governance-Dokumenten festgelegt werden.
12. Verantwortlichkeiten
Compliance und ethisches Verhalten sind gemeinsame Verantwortlichkeiten, die für alle Personen und Organisationen gelten, die dieser Richtlinie unterliegen.
12.1. Mitarbeiter und Auftragnehmer: Von Mitarbeitern und Auftragnehmern wird erwartet, dass sie:
- Die geltenden Gesetze, Vorschriften, Unternehmensrichtlinien und ethischen Standards einhalten.
- Ihre Tätigkeiten ehrlich, verantwortungsvoll und professionell ausüben.
- Vermögenswerte, Informationen, Ruf und Interessen des Unternehmens schützen.
- Bedenken hinsichtlich vermuteten Fehlverhaltens oder möglicher Verstöße gegebenenfalls melden.
- Bei Bedarf an Überprüfungen, Bewertungen, Untersuchungen und compliancebezogenen Maßnahmen mitwirken.
12.2. Führung und Management: Von Führungskräften und Vorgesetzten wird erwartet, dass sie:
- Eine Kultur der Integrität, Compliance, Verantwortlichkeit und des ethischen Verhaltens fördern.
- Mit gutem Beispiel vorangehen und verantwortungsvolle Entscheidungsfindung unterstützen.
- Offene Kommunikation und die Meldung von Bedenken fördern.
- Die Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung des Compliance- und Ethikrahmens des Unternehmens unterstützen.
- Bedenken und Compliance-Angelegenheiten angemessen und zeitnah behandeln.
12.3. Geschäftspartner: Von Lieferanten, Auftragnehmern, Beratern, Vertretern, Bevollmächtigten und sonstigen Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie:
- Ihre Tätigkeiten im Einklang mit den in dieser Richtlinie festgelegten Grundsätzen ausüben.
- Die geltenden rechtlichen, regulatorischen, vertraglichen und ethischen Anforderungen einhalten.
- Bei angemessenen Anfragen im Zusammenhang mit Compliance-Angelegenheiten kooperieren.
- Verantwortungsvolle Geschäftspraktiken in ihren Geschäftsabläufen und Geschäftsbeziehungen unterstützen.
13. Kontinuierliche Verbesserung
Das Unternehmen ist verpflichtet, seinen Compliance- und Ethikrahmen kontinuierlich zu stärken und verantwortungsvolle Geschäftspraktiken in allen seinen Geschäftsabläufen und Geschäftsbeziehungen zu fördern.
Das Unternehmen kann seine Richtlinien, Kontrollen, Governance-Praktiken, Schulungsmaßnahmen und Compliance-Initiativen regelmäßig überprüfen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und auf sich wandelnde rechtliche, regulatorische, operative und interessengruppenbezogene Erwartungen zu reagieren.
Mitarbeiter, Auftragnehmer, Geschäftspartner und sonstige Interessengruppen sind aufgefordert, durch verantwortungsvolles Verhalten, offene Kommunikation, Zusammenarbeit und konstruktives Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung der Compliance-Kultur des Unternehmens beizutragen.
Das Unternehmen erkennt an, dass Compliance und ethisches Verhalten fortlaufende Verpflichtungen sind, die kontinuierliche Bewertung, Anpassung und Verbesserung erfordern.
14. Genehmigung und Gültigkeit
Diese Richtlinie tritt mit der Genehmigung durch die Unternehmensleitung in Kraft und bleibt gültig, bis sie überarbeitet, ersetzt oder zurückgezogen wird.
Das Unternehmen kann diese Richtlinie regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um Änderungen gesetzlicher Anforderungen, regulatorischer Erwartungen, Geschäftsabläufe, Governance-Praktiken oder organisatorischer Bedürfnisse abzubilden.
Diese Richtlinie gilt für alle Unternehmen der L.O. Trading-Gruppe und ist den Mitarbeitern, Auftragnehmern, Geschäftspartnern und sonstigen relevanten Interessengruppen gegebenenfalls bekannt zu machen.
Die Einhaltung der in dieser Richtlinie festgelegten Grundsätze wird von allen Personen und Organisationen erwartet, die ihrem Geltungsbereich unterliegen.
Die jeweils aktuelle genehmigte Fassung dieser Richtlinie ist über die dafür vorgesehenen Kommunikations- und Dokumentenmanagementkanäle des Unternehmens zu pflegen und bereitzustellen.