COM-POL-001-V11ENG · Gouvernance d’entreprise
1. Objet et engagement
L.O. Trading Corp. (LOT), Servicios Logísticos Internacionales S.A.S. (SLI), S.V. L.O. Trading S.A. de C.V. (SVL), CN L.O. Trading Ltd (CNL) et EUR L.O. Trading GmbH (EUR) s’engagent à exercer leurs activités avec intégrité, transparence, responsabilité et dans le respect des lois, règlements et normes éthiques applicables.
La Société reconnaît que la réussite durable dépend de la confiance de ses employés, clients, fournisseurs, partenaires commerciaux, autorités réglementaires et autres parties prenantes. Elle favorise donc une culture de conformité et de conduite éthique dans l’ensemble de ses activités et relations commerciales.
La présente Politique de Conformité et d’Éthique établit les principes fondamentaux qui encadrent l’approche de la Société en matière de conformité juridique, de conduite responsable des affaires, de droits humains, de responsabilité environnementale, de protection de l’information, de concurrence loyale et de prise de décision éthique.
La Société attend de tous ses employés, sous-traitants, fournisseurs, partenaires commerciaux et tiers agissant pour son compte qu’ils respectent les lois applicables, agissent de manière responsable et soutiennent les principes énoncés dans la présente Politique.
La présente Politique constitue le fondement du Cadre de conformité et d’éthique de la Société. Elle est complétée par d’autres politiques, codes, procédures et documents de gouvernance connexes qui précisent les exigences et orientations applicables.
2. Champ d’application
La présente Politique s’applique aux entités suivantes :
- L.O. Trading Corp. (LOT).
- Servicios Logísticos Internacionales S.A.S. (SLI).
- EUR L.O. Trading GmbH (EUR).
- S.V. L.O. Trading S.A. de C.V. (SVL)
- CN L.O. Trading Ltd (CNL)
Elle s’applique également aux personnes et organisations suivantes :
- Tous les employés, quels que soient leur poste ou leur statut d’emploi.
- Les administrateurs, dirigeants et représentants de la Société.
- Les sous-traitants, consultants et personnels temporaires.
- Les fournisseurs, prestataires de services et partenaires commerciaux.
- Les agents, intermédiaires et tiers agissant pour le compte de la Société.
Toutes les personnes et organisations soumises à la présente Politique doivent exercer leurs activités conformément aux lois applicables, aux normes éthiques des affaires et aux principes qui y sont établis.
Le respect de la présente Politique constitue une condition d’emploi, de mission ou de relation commerciale avec la Société.
3. Principes de conformité et d’éthique.
Le Cadre de conformité et d’éthique de la Société repose sur les principes suivants, qui orientent les décisions commerciales, la conduite professionnelle et les relations avec les parties prenantes.
3.1. Intégrité : La Société exerce ses activités avec honnêteté et éthique, en cohérence avec ses valeurs. L’intégrité est essentielle pour instaurer la confiance et entretenir des relations commerciales durables.
3.2. Transparence : Les décisions commerciales, communications et transactions doivent être exactes, sincères, dûment documentées et susceptibles d’être examinées lorsque nécessaire.
3.3. Responsabilité : Chacun répond de ses actes, décisions et comportements. La Société encourage la responsabilité à tous les niveaux et attend de chacun qu’il agisse dans l’intérêt de la Société et de ses parties prenantes.
3.4. Respect : La Société s’attache à instaurer un environnement professionnel fondé sur la dignité, l’équité, l’inclusion, le respect mutuel et la prise en compte des droits et intérêts d’autrui.
3.5. Conformité : La Société s’engage à respecter les lois, règlements, obligations contractuelles, politiques internes et normes reconnues applicables à ses activités.
3.6. Durabilité : La Société reconnaît que la conduite éthique, les pratiques commerciales responsables, la protection de l’environnement, la responsabilité sociale et une gouvernance efficace contribuent à sa réussite durable et à la création de valeur pérenne.
4. Conduite éthique des affaires
La Société attend de toutes les personnes et organisations soumises à la présente Politique qu’elles exercent leurs activités de manière légale, éthique, professionnelle et responsable.
Les décisions commerciales doivent reposer sur des critères objectifs, un jugement éclairé et les intérêts légitimes de la Société, dans le respect des lois applicables, des obligations contractuelles et des normes éthiques.
La Société favorise une culture où l’honnêteté, l’équité, le professionnalisme et la prise de décision responsable sont valorisés et encouragés à tous les niveaux.
Chacun doit éviter tout comportement susceptible de compromettre l’intégrité, la réputation, la confiance des parties prenantes ou les obligations de conformité de la Société.
La Société ne tolère aucune pratique frauduleuse, trompeuse, malhonnête ou contraire à l’éthique et attend que toute préoccupation concernant un éventuel manquement soit traitée de manière appropriée, conformément aux politiques et procédures applicables.
Les exigences détaillées relatives à la lutte contre les pots-de-vin et la corruption, aux conflits d’intérêts, aux attentes envers les partenaires commerciaux, aux droits humains, à la protection des données et aux autres sujets de conformité sont définies dans les politiques et documents de gouvernance connexes de la Société.
5. Lutte contre la corruption et les pots-de-vin
La Société s’engage à exercer ses activités avec intégrité et applique une tolérance zéro à l’égard des pots-de-vin, de la corruption, de la fraude, de l’influence indue et de toute autre conduite contraire à l’éthique.
La Société interdit toute activité visant à influencer indûment les décisions commerciales, obtenir des avantages déloyaux, contourner les exigences légales ou compromettre l’intégrité des relations commerciales.
Les employés, sous-traitants, partenaires commerciaux, fournisseurs et tiers agissant pour le compte de la Société doivent exercer leurs activités conformément aux lois et règlements applicables en matière de lutte contre les pots-de-vin et la corruption.
Les exigences supplémentaires relatives aux pots-de-vin, à la corruption, aux conflits d’intérêts, aux cadeaux, aux invitations, aux mécanismes de signalement, aux enquêtes et aux mesures correctives sont établies dans la Politique de lutte contre les pots-de-vin, la corruption et les conflits d’intérêts de la Société.
6. Droits humains et pratiques de travail équitables
La Société s’engage à respecter les droits humains reconnus internationalement et à promouvoir des environnements de travail équitables, respectueux et inclusifs.
La Société soutient les principes de dignité, d’égalité, de non-discrimination et de respect des personnes dans tous les aspects de ses activités et relations commerciales.
La Société ne tolère ni le travail des enfants, ni le travail forcé, ni la traite des êtres humains, ni le harcèlement, la discrimination, les abus ou toute pratique portant atteinte aux droits humains fondamentaux ou aux lois du travail applicables.
Les employés, sous-traitants, fournisseurs, partenaires commerciaux et tiers agissant pour le compte de la Société doivent respecter ces principes et exercer leurs activités dans le respect des droits, du bien-être et de la dignité de chacun.
Des exigences supplémentaires relatives aux droits humains, aux pratiques de travail, à la conduite sur le lieu de travail, à la diversité, à l’inclusion et à l’équité en matière d’emploi peuvent être établies dans des politiques, codes de conduite et documents de gouvernance connexes.
7. Diligence raisonnable et examen fondé sur les risques
La Société peut effectuer, selon la nature et le niveau de risque de la relation, des vérifications raisonnables, des contrôles et des examens fondés sur les risques concernant ses employés, sous-traitants, fournisseurs, partenaires commerciaux, agents, représentants et autres tiers.
Ces examens peuvent inclure la vérification de l’identité, des structures de propriété, des références commerciales, de la conformité juridique, des préoccupations liées à l’intégrité, le contrôle des sanctions et toute autre information pertinente autorisée par les lois applicables.
La Société privilégie une prise de décision fondée sur les risques et encourage les mesures appropriées pour identifier, évaluer et gérer les risques de conformité dans toutes ses activités et relations commerciales.
8. Santé, sécurité et responsabilité environnementale
La Société reconnaît que la protection des personnes, la promotion de conditions de travail sûres et la réduction des impacts environnementaux sont des éléments essentiels d’une activité responsable et durable.
La Société s’engage à exercer ses activités de manière à préserver la santé, la sécurité et le bien-être des employés, sous-traitants, visiteurs, partenaires commerciaux et autres parties prenantes susceptibles d’être affectés.
La Société attend de ses employés, sous-traitants, fournisseurs, partenaires commerciaux et tiers agissant pour son compte qu’ils respectent les lois et règlements applicables en matière de santé, de sécurité et d’environnement et soutiennent des pratiques responsables dans leur domaine.
La Société encourage la prévention des accidents du travail, maladies professionnelles, situations dangereuses, incidents environnementaux et impacts inutiles sur les ressources naturelles et les communautés voisines.
Des exigences supplémentaires relatives à la santé et à la sécurité au travail, à la gestion environnementale, à la préparation aux situations d’urgence, à la durabilité et aux responsabilités connexes peuvent être établies dans les systèmes de management, politiques, programmes, procédures et autres documents de gouvernance de la Société.
9. Confidentialité, protection des données et sécurité de l’information
La Société s’engage à protéger les informations confidentielles, les données personnelles, la propriété intellectuelle et les actifs informationnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités et relations commerciales.
Les employés, sous-traitants, fournisseurs, partenaires commerciaux et tiers agissant pour le compte de la Société doivent traiter les informations de manière responsable, conformément aux lois applicables, aux obligations contractuelles et aux exigences internes.
La Société soutient la collecte, l’utilisation, la conservation, la protection, le partage et la destruction appropriés des informations et données personnelles et encourage une gestion responsable de l’information dans toutes ses activités.
La Société reconnaît également l’importance de la sécurité de l’information et encourage les mesures raisonnables visant à protéger les informations et systèmes contre les accès non autorisés, les utilisations abusives, la divulgation, la perte, le vol, la modification et autres menaces de sécurité.
Des exigences supplémentaires relatives à la confidentialité, à la vie privée, à la protection des données, à la propriété intellectuelle, à la cybersécurité et à la gestion de l’information peuvent être établies dans des politiques, procédures et documents de gouvernance connexes.
10. Concurrence loyale et conformité commerciale
La Société s’engage à exercer ses activités de manière équitable et responsable, dans le respect des règlements applicables en matière de concurrence, de commerce, d’importation, d’exportation, de douane et d’activités commerciales.
La Société soutient la concurrence loyale et attend de ses employés, sous-traitants, fournisseurs, partenaires commerciaux et tiers agissant pour son compte qu’ils exercent leurs activités de manière légale et éthique.
La Société n’accepte aucune pratique anticoncurrentielle, manipulation du marché, entente irrégulière, abus de position sur le marché ou conduite susceptible de restreindre une concurrence loyale et ouverte.
La Société s’engage également à respecter les exigences applicables du commerce international, notamment les contrôles à l’importation et à l’exportation, les sanctions, les embargos, les règlements douaniers et autres obligations légales pertinentes.
Les employés et partenaires commerciaux doivent identifier et gérer les risques de conformité liés aux activités de commerce international et fournir des informations exactes, complètes et sincères lorsque les clients, autorités ou organismes de réglementation l’exigent.
Des exigences supplémentaires relatives au droit de la concurrence, à la conformité commerciale, aux contrôles à l’importation et à l’exportation, aux sanctions, aux obligations douanières et aux obligations connexes peuvent être établies dans des politiques, procédures et documents de gouvernance connexes.
11. Signalement des préoccupations
La Société encourage les employés, sous-traitants, fournisseurs, partenaires commerciaux et autres parties prenantes à signaler toute violation potentielle des lois, règlements, politiques de la Société ou normes éthiques applicables, ainsi que toute situation susceptible d’affecter l’intégrité de l’organisation.
La Société favorise une culture d’ouverture, de responsabilité et de transparence, où les préoccupations peuvent être soulevées de manière responsable et de bonne foi.
Chacun est encouragé à signaler tout manquement présumé, comportement contraire à l’éthique, problème de conformité, violation légale, fraude, corruption, conflit d’intérêts, problème de santé ou de sécurité, atteinte aux droits humains, sujet environnemental ou autre situation susceptible de nuire à la Société ou à ses parties prenantes.
La Société s’engage à traiter les préoccupations de manière équitable, objective et appropriée et soutient la protection des personnes qui les signalent de bonne foi.
Les représailles contre les personnes qui signalent une préoccupation, participent à un examen ou coopèrent de bonne foi à une enquête ne sont pas tolérées.
Des exigences supplémentaires relatives aux canaux de signalement, à la confidentialité, aux enquêtes, aux mesures de protection contre les représailles et à la gestion des dossiers peuvent être établies dans des politiques, procédures et documents de gouvernance connexes.
12. Responsabilités
La conformité et la conduite éthique sont des responsabilités partagées qui s’appliquent à toutes les personnes et organisations soumises à la présente Politique.
12.1. Employés et sous-traitants : Les employés et sous-traitants doivent :
- Respecter les lois, règlements, politiques de la Société et normes éthiques applicables.
- Exercer leurs activités avec honnêteté, responsabilité et professionnalisme.
- Protéger les actifs, informations, réputation et intérêts de la Société.
- Signaler les manquements présumés ou violations potentielles lorsque nécessaire.
- Coopérer aux examens, évaluations, enquêtes et activités de conformité lorsque cela est requis.
12.2. Direction et management : Les dirigeants et responsables doivent :
- Promouvoir une culture d’intégrité, de conformité, de responsabilité et de conduite éthique.
- Montrer l’exemple et soutenir une prise de décision responsable.
- Encourager une communication ouverte et le signalement des préoccupations.
- Soutenir la mise en œuvre et l’amélioration continue du Cadre de conformité et d’éthique de la Société.
- Traiter les préoccupations et sujets de conformité de manière appropriée et dans les délais.
12.3. Partenaires commerciaux : Les fournisseurs, sous-traitants, consultants, agents, représentants et autres partenaires commerciaux doivent :
- Exercer leurs activités conformément aux principes établis dans la présente Politique.
- Respecter les exigences légales, réglementaires, contractuelles et éthiques applicables.
- Coopérer aux demandes raisonnables relatives à la conformité.
- Soutenir des pratiques commerciales responsables dans leurs activités et relations commerciales.
13. Amélioration continue
La Société s’engage à renforcer continuellement son Cadre de conformité et d’éthique et à promouvoir des pratiques commerciales responsables dans toutes ses activités et relations commerciales.
La Société peut examiner périodiquement ses politiques, contrôles, pratiques de gouvernance, formations et initiatives de conformité afin d’identifier les améliorations possibles et de répondre à l’évolution des exigences légales, réglementaires, opérationnelles et des parties prenantes.
Les employés, sous-traitants, partenaires commerciaux et autres parties prenantes sont encouragés à contribuer à l’amélioration continue de la culture de conformité de la Société par une conduite responsable, une communication ouverte, la collaboration et des retours constructifs.
La Société reconnaît que la conformité et la conduite éthique sont des engagements permanents qui exigent une évaluation, une adaptation et une amélioration continues.
14. Approbation et validité
La présente Politique prend effet après approbation par la direction de la Société et reste valable jusqu’à sa révision, son remplacement ou son retrait.
La Société peut examiner et mettre à jour périodiquement la présente Politique pour tenir compte de l’évolution des exigences légales, attentes réglementaires, activités, pratiques de gouvernance ou besoins organisationnels.
La présente Politique s’applique à toutes les entités du groupe L.O. Trading et est communiquée, selon les besoins, aux employés, sous-traitants, partenaires commerciaux et autres parties prenantes concernées.
Le respect des principes établis dans la présente Politique est attendu de toutes les personnes et organisations relevant de son champ d’application.
La version approuvée la plus récente de la présente Politique est conservée et mise à disposition par les canaux désignés de communication et de gestion documentaire de la Société.